Krijg je marketing weer op de rit met een proces voor social media collaboration en approvals

Zeggen dat social media agencies in 2022 veel op hun bord hebben, is een understatement. Als je een marketing agency runt en je wilt onderscheiden van de massa, dan sta je voor een uitdaging: het stroomlijnen van social media collaboration. 

De gulden middenweg vinden tussen marketing automation en personalisatie kan een worsteling zijn, maar het is noodzakelijk om in de race te blijven. Op de hoogte blijven van het laatste nieuws is cruciaal, maar dit mag niet ten koste gaan van een soepele samenwerking en het approval process binnen je bedrijf.

Hoewel het aanpassen aan de nieuwste social media trends een belangrijk onderdeel van je strategie moet zijn, kan het beheer van processen binnen je agency juist het verschil maken tussen succes en falen. Als dit allemaal goed geregeld is, loopt het als een geoliede machine. 

Maar als het aan alle kanten piept en kraakt:

Laten we eerlijk zijn: zonder de juiste processen voor social media collaboration en approvals kun je simpelweg niet effectief werken, je social media agency niet laten groeien en je klanten niet goed bedienen. 

Dus, wat kun je doen als het nog niet helemaal lekker loopt?

De rol van een social media samenwerkings- en goedkeuringsproces in een marketing agency

Hoe beter het plan voor samenwerking en de approval processes zijn, hoe efficiënter je werk is. Zo simpel is het, en het is de basis van elke agency. Als je veel teamleden en klanten hebt, weet je dat het bespreken van zelfs het kleinste detail eindeloos kan duren. Maar dat hoeft niet. 

Een naadloze social media collaboration en een snel approval process kunnen bijdragen aan een succesvollere marketingstrategie. Het kan ook een positieve invloed hebben op de NPS onder je klanten, operationele kosten verlagen en de tevredenheid van je team verbeteren. 

Om de rol van collaboration planning volledig te begrijpen, is het goed om kort enkele beschrijvingen door te nemen.

Het approval process in een social media workflow is het proces van het accepteren of afwijzen van iets dat gerelateerd is aan social media: een contentstuk, een bestand of een voorstel voor een ad-campagne, om maar een paar voorbeelden te noemen. 

Dit goedkeuringsproces kan zowel intern (op teamniveau) als extern (op klant-agencyniveau) plaatsvinden.

Interne social media collaboration is de samenwerking op team- of bedrijfsniveau met betrekking tot social media-projecten en taken binnen de organisatie. 

Waarom is social media collaboration soms lastig? Veelgemaakte fouten

Social media collaboration klinkt simpel, maar kan veel problemen veroorzaken. We hebben er hieronder een aantal op een rijtje gezet.

Gebrek aan procedures

Als je remote werkt met je team en klanten, maar geen duidelijke procedures hebt, kun je vaak in de problemen komen. Het opstellen van slechts een paar simpele regels (bijvoorbeeld over het versturen voor goedkeuring of checklists voor post-requirements) kan helpen om je workflow gezond te houden. 

Angst voor automation

Marketing automation tools zijn ervoor bedoeld om social media-professionals te helpen en de pijn van dagelijkse, repetitieve taken te verzachten. Veel marketeers zijn echter nog wat huiverig als het gaat om het gebruik van tools. Ze doen dingen liever handmatig, in plaats van saaie taken te automatiseren. 

Scope creep

Heb je ooit gehoord van scope creep? Dit gebeurt wanneer de stapel taken onbedoeld groeit, waardoor het hele project groter en onbeheersbaar wordt. Wijzigingen dragen bij aan een ongeautoriseerde groei van de projectscope en zorgen alleen maar voor chaos. Zonder procedures kun je problemen verwachten. 

Verschillende verwachtingen

Voordat je een nieuw social media-project aanneemt, moet je zorgen dat de verwachtingen van beide partijen op één lijn liggen. Als je de klant de hemel belooft – maar dit niet waarmaakt – wees dan niet verbaasd als ze ontevreden zijn over je diensten en de samenwerking stroef verloopt. Als je klant pushy is en ongelooflijk veeleisend, zelfs buiten kantooruren, kun je een effectieve samenwerking waarschijnlijk wel vergeten.

Hoe stel je een effectief plan op voor social media collaboration in een agency?

Het op orde brengen van processen binnen de agency kan een game-changer zijn, niet alleen als je worstelt met je workflow, maar ook als je deze gewoon wilt verbeteren. Er zijn een paar goede tips die je kunt meenemen in je collaboration planning. 

Audit je social media collaboration

Denk je dat jullie samenwerking vlekkeloos verloopt en er niets te verbeteren valt? Hoe zit het met kleine optimalisaties? Om quick fixes toe te passen, moet je eerst identificeren wat nog niet helemaal lekker werkt. Net als bij een social media audit, moet je dit onderzoeken en op zoek gaan naar mogelijke bottlenecks. Er kunnen verschillende redenen zijn voor een haperende samenwerking: geen reactie, trage reactietijd, gebrek aan communicatie, geen daily stand-ups of lekke procedures. 

Zorg voor een duidelijke social media strategie

Iedereen in je team moet op één lijn zitten en volledig begrijpen wat de merksamenwerking inhoudt. Er is maar één persoon nodig om een workflow om zeep te helpen. Als er iemand in je team is die een negatieve invloed heeft, moet je dit zo snel mogelijk oplossen. Het opstellen van een heldere social media strategie waarin de belangrijkste regels worden benadrukt, is geen keuze – het is een must. 

Weet wie wie is 

Rolverdeling is een van de belangrijkste onderdelen van social media collaboration. Iedereen in het team moet duidelijk weten wie verantwoordelijk is voor welk profiel, welk platform en welke taken – en hoe al deze individuen samen kunnen werken aan hetzelfde resultaat: geweldige social media communicatie.

Laten we zeggen dat er een social media team is van 4 personen: 

Sarah, Jonathan, Melanie en Thomas. 

Als teamleider is Sarah verantwoordelijk voor de communicatie met klanten en het afhandelen van hun verzoeken. Dit kost veel tijd, dus ze kan zelf geen contentideeën bedenken.

Dit is wat Melanie en Thomas doen: creatieve copy schrijven voor Facebook- en Instagram-profielen. Ze zijn echter nog vrij nieuw in het team en weten nog niet alles over de klanten of de tone of voice, dus ze hebben wat hulp nodig.

Hier komt content manager Jonathan in beeld – als verbinder tussen de junior content managers en de teamleider. Jonathan controleert de posts op naleving van de social media strategie en na de eerste interne goedkeuring stuurt hij ze door naar Sarah, die ze vervolgens ter goedkeuring naar de klanten stuurt.

Dit is slechts een voorbeeld van hoe een proces voor social media collaboration kan werken. 

Maak een social media guideline

Dit moet je go-to document zijn bij onboarding, bij twijfel over de strategie, of om te dubbelchecken of jullie samenwerking de goede kant op gaat.

Het creëren van een uitgebreide social media guideline gebeurt niet van de ene op de andere dag. Je moet het ook af en toe updaten en het moet toegankelijk zijn voor iedereen die bij een specifiek project betrokken is. 

Wat moet erin staan? Hoewel je het naar wens kunt aanpassen, moet je guideline voor merksamenwerking in ieder geval de volgende zes gebieden dekken:

• social media strategie voor het samenwerkingsplan,
• de tone of voice,
• brand guidelines,
• digitale brand assets,
• samenwerkingsprocedures (verantwoordelijken, reactietijden, templates),
• (extra) samenwerkingsprocedures in het geval van een social media crisis.

Beheers task management voor je planning

Niet iedereen houdt ervan om taken te krijgen, en niet iedereen houdt ervan om ze te delegeren. Toch is het nodig en moet je niet bang zijn om om hulp te vragen en taken te verdelen. Iedereen moet zijn positie in de social media workflow kennen – terwijl de ene persoon verantwoordelijk is voor het maken van posts of het ontwerpen van interactieve infographics, kan iemand anders ze controleren op taal, en weer iemand anders de laatste interne goedkeuring geven voordat een post live gaat of naar de klant gaat. Zeer nauwgezet task management kan, zeker in het begin, veel misverstanden en social media crises voorkomen. 

Gebruik tools

Er zijn tools die geen problemen oplossen, maar juist behoeften creëren. Die heb je niet nodig. Wat je nodig hebt, is een set tools die je social media collaboration verbeteren en je werk een stuk makkelijker maken. Wees niet bang om samen met je team wat tools uit te testen en te kijken of ze de kwaliteit van je werk en je samenwerkingsplan verbeteren.

Klinkt dat een beetje eng? Dat snappen we – maar zodra je die eerste kleine stappen zet, zul je zien dat je social media collaboration begint te werken.

Hoe werk je zo efficiënt mogelijk samen met je klanten? Externe communicatie.

Social media gids voor de klant

Om de samenwerking niet alleen succesvol maar ook probleemloos te maken, moet je ook een social media gids voor je klanten maken. Neem hierin belangrijke informatie op over wie verantwoordelijk is voor de communicatie op een bepaald profiel, wat de strategie en tone of voice zijn, evenals templates voor antwoorden en communicatieplannen die je eerder met je klant hebt afgestemd. Dit is iets waar je altijd op terug kunt vallen. 

Onboard je klanten en betrek ze erbij

Het is erg belangrijk om je klanten te betrekken bij het opstellen van social media guidelines en het inrichten van de workflow. Hoe meer betrokken ze zijn, hoe meer begrip ze zullen hebben voor het social media samenwerkings- en goedkeuringsproces. 

Toon de voordelen en de kracht van feedback

Soms zijn klanten zich gewoon niet bewust van de magie van feedback. Een van de beste tips is om ze te laten zien, zelfs met een paar bulletpoints, waarom hun snelle en gedetailleerde feedback belangrijk is en hoe dit de communicatie beïnvloedt. Door ze een samenwerkingsplan voor hun marketing te tonen, maak je ze bewust van het belang ervan en zijn ze eerder bereid om het in de praktijk te brengen – samen met jouw team. 

Gebruik tools

Ja – tools zijn er niet alleen voor social media managers, dus vergeet ze niet bij het voorbereiden van een samenwerkingsgids voor je klanten. Er zijn tools die niet alleen voordelig zijn voor jouw team, maar ook voor de klant.

Het spreekt voor zich dat social media collaboration de sleutel tot succes is. Wist je dat je dit kunt perfectioneren met Kontentino? 

Met deze extra laag van goedkeuring en veiligheid kun je je social media workflow beheren en zowel intern als extern op de meest efficiënte manier samenwerken.

Kontentino samenwerkingstips

Checklists voor post-requirements 

Deze checklists kunnen erg effectief zijn bij het plannen van de samenwerking. Je kunt checklists per profiel aanpassen en je eigen eisen toevoegen. Deze functie werkt fantastisch, vooral als je een nieuwe klant hebt die nog niet volledig is ingewerkt, of als er stagiairs zijn die de regels nog moeten leren. Met handige checklists kunnen ze punten afvinken wanneer hun content eraan voldoet, wat veel tijd bespaart voor degene die het intern moet goedkeuren. 

Posts versturen voor goedkeuring door de klant

De crème de la crème. Geen berichtjes, e-mails of postduiven meer met verzoeken om posts goed te keuren.

Je kunt je klanten direct vanuit Kontentino een verzoek tot goedkeuring sturen, en zij kunnen de content met één klik goedkeuren. Dit kunnen ze ook via de mobiele app doen, zelfs als ze ergens op Bali aan een cocktail zitten te nippen. 

Natuurlijk kunnen ze je content ook afwijzen en terugsturen voor revisie, waarbij ze opmerkingen en feedback achterlaten die je direct kunt verwerken. Stel je eens voor hoe lang het zou duren om een enkele typfout via e-mail te corrigeren.

In Kontentino duurt het seconden. Hetzelfde geldt voor interne goedkeuring als je iets naar een teamlid wilt sturen. Handige statusvelden (hieronder) geven je duidelijk inzicht in de voortgang van je content en of deze klaar is voor publicatie.

Vertalingen voor internationale merken

Beheer je de social media communicatie voor profielen van over de hele wereld, in meerdere talen? Je kunt de samenwerking binnen teams eenvoudig beheren, aangezien Kontentino opties biedt om posts direct naast de originele versie te vertalen. 

Taken toewijzen

Je kunt eenvoudig content bespreken en inzichten delen met je klanten en je team binnen Kontentino, maar je kunt ook taken delegeren aan mensen die aan een specifiek project zijn toegewezen. In plaats van naar hun bureau te lopen of een e-mail te sturen, kun je taken in Kontentino delegeren zodat de verantwoordelijke persoon direct een melding krijgt. Geen “het kwam in mijn spam terecht” excuses meer.

Soorten Social Media Collaboration

#1 Agency – Klant (Brand) collaboratie

Als we het hebben over social media collaboration, is dit waarschijnlijk de eerste vorm waar je aan denkt. Het is de meest traditionele vorm, waarbij een agency samenwerkt met een klant (merk) om social media content te creëren.

Het agency is in deze vorm verantwoordelijk voor de social media strategie, contentcreatie en uitvoering. De klant (het merk) geeft input op de strategie en keurt de content goed voordat deze wordt gepubliceerd.

Dit type samenwerking kan goed werken als beide partijen duidelijk zijn over hun rollen en verantwoordelijkheden. Het kan ook helpen om een gestroomlijnder social media proces te creëren, aangezien het agency verantwoordelijk is voor het omzetten van plannen in actie.

Echter, dit type samenwerking kan ook een machtsdynamiek creëren die lastig te navigeren is. Het agency kan bijvoorbeeld het gevoel hebben dat ze de klant (het merk) altijd moeten pleasen, wat kan leiden tot creatieve compromissen.

Als de klant niet blij is met de content, kan er veel heen en weer worden gecommuniceerd voordat de content eindelijk wordt goedgekeurd. Dit kan frustrerend zijn voor beide partijen en leiden tot verspilling van tijd en moeite.

Daarnaast kan de klant de social media content gaan micromanagen. Dat is funest voor het agency.

Het is belangrijk om een samenwerkingsmodel te vinden dat voor beide partijen werkt. Zo niet, dan kan het proces leiden tot spanningen en frustratie aan beide kanten.

Best practices voor Agency – Klant (Brand) collaboratie:

• maak een centrale contentkalender
• stel social media doelen en doelstellingen vast
• ontwikkel creatieve briefs voor elke campagne
• houd regelmatige check-ins (bijv. wekelijks of maandelijks) om de voortgang te bespreken
• definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk vanaf het begin
• creëer een systeem voor content approvals

#2 Agency – Agency collaboratie

Zeker bij grotere klanten of multinationals is het niet ongebruikelijk dat verschillende agencies samenwerken aan social media campagnes. Dit type samenwerking kan plaatsvinden tussen twee aparte agencies die voor dezelfde klant werken, of tussen een social media agency en een andere dienstverlener (zoals een PR-bureau).

In beide gevallen is samenwerking tussen agencies essentieel om dubbel werk te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.

De sleutel tot succesvolle samenwerking tussen agencies is communicatie. Alle partijen moeten vanaf het begin op één lijn zitten om verwarring verderop in het proces te voorkomen.

Best practices voor Agency – Agency collaboratie:

• zorg voor een centrale campagnekalender en planning
• plan regelmatige calls of meetings om bij te praten over voortgang
• wijs één contactpersoon aan per agency
• maak social media guidelines
• gebruik een projectmanagementtool om taken bij te houden

#3 Agency – Influencer/Brand Ambassador collaboratie

Soms vindt de samenwerking niet alleen plaats tussen een agency en een klant. Het kan ook gaan om samenwerking met influencers of brand ambassadors om content te creëren. Dit type samenwerking kan extreem effectief zijn, omdat je hiermee hun publiek en volgers kunt aanspreken.

Het is echter noodzakelijk om er zeker van te zijn dat de influencer of brand ambassador goed bij je merk past voordat je de samenwerking aangaat. Het laatste wat je wilt, is dat ze content posten die niet aansluit bij de waarden of boodschap van je merk.

Best practices voor Agency – Influencer/Brand Ambassador collaboratie:

• doe onderzoek naar potentiële influencers en ambassadors
• maak social media guidelines voor influencers en ambassadors
• zet een systeem op voor content approval
• houd regelmatige check-ins met influencers en ambassadors
• stel duidelijke doelen en doelstellingen vast vanaf het begin van de samenwerking

Met het juiste samenwerkingssysteem kun je niet alleen influencer marketing campagnes voor je klanten draaien, maar je inspanningen ook schalen. Dit betekent dat je met meer influencers kunt werken en een groter publiek kunt bereiken dan ooit tevoren.

#4 Klant – Influencer collaboratie

Agencies zijn niet vereist bij elke stap in het proces. Soms werken klanten (merken) rechtstreeks samen met influencers om content te maken.

Dit type samenwerking kan voordelig zijn voor beide partijen. De klant werkt direct met de influencer, en de influencer krijgt meer creatieve vrijheid bij het posten van content.

Er zijn echter twee kanten aan de medaille van het niet betrekken van agencies. Aan de ene kant kan de klant geld besparen door direct met een influencer te werken. Aan de andere kant is er een risico dat de content niet aansluit bij de boodschap of waarden van het merk.

Best practices voor Klant – Influencer collaboratie:

• zorg dat afspraken zwart op wit staan om zowel het merk als de influencer te beschermen
• check dubbel of er geen belangenverstrengeling is als een influencer met meerdere merken werkt
• heb realistische verwachtingen over wat een influencer kan leveren
• stel duidelijke richtlijnen op voor content en messaging als er meerdere influencers betrokken zijn
• gebruik social media management tools voor taken zoals content approval en analytics tracking

Kunnen al deze samenwerkingsvormen tegelijkertijd bestaan?

Social media collaboration kan vele vormen aannemen, afhankelijk van de behoeften van het merk of de klant. De meest cruciale aspecten zijn ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en dat er heldere communicatie is tussen alle partijen.

Met het juiste systeem kunnen social media samenwerkingen enorm succesvol zijn. Daarom is het de moeite waard om eens goed te kijken naar alle mogelijkheden die Kontentino biedt op het gebied van succesvolle collaboration en approval workflows.

Benut social media collaboration

We zouden uren kunnen schrijven over de voordelen en tips voor samenwerking. 

Breng je team samen en probeer eventuele bottlenecks in jullie samenwerking te herkennen, evenals manieren om deze te verbeteren. Ga vervolgens gewoon aan de slag om het beter te maken, en gebruik tools om saaie taken te automatiseren en extra functies in te zetten waarmee je je dagelijkse werk naar een hoger niveau tilt. 

Zelfs je klanten zullen je er dankbaar voor zijn.