Colaboração em Social Media: Guia e Processos | Kontentino

Dizer que as agências de social media têm muito trabalho em 2022 é um eufemismo. Se gere uma agência de marketing e quer destacar-se, o seu maior desafio será simplificar a colaboração em social media. 

Encontrar o equilíbrio entre a automação de marketing e a personalização pode ser difícil, mas é essencial para se manter competitivo. Acompanhar as últimas notícias é crucial, mas isso não deve comprometer um processo fluído de colaboração e aprovação dentro da sua empresa.

Embora a adaptação às últimas tendências de social media deva ser uma parte importante da sua estratégia, a gestão de processos dentro da agência pode ser o fator decisivo para o sucesso. Se tudo estiver organizado, a agência funcionará como uma máquina bem oleada. 

Mas se algo falha e os processos bloqueiam:

Sejamos realistas: sem o processo certo de colaboração e aprovação em social media, não conseguirá trabalhar de forma eficaz, fazer crescer a sua agência e servir os seus clientes adequadamente. 

Então, o que pode fazer se o processo ainda não está a funcionar?

O papel da colaboração e aprovação em social media numa agência de marketing

Quanto melhor for o plano de colaboração e os processos de aprovação, mais eficiente será o seu trabalho. É simples e é a base de qualquer agência. Se tem muitos membros na equipa e clientes, sabe que discutir até o mais pequeno detalhe pode demorar uma eternidade. Mas não tem de ser assim. 

Uma colaboração em social media fluída e um processo de aprovação rápido contribuem para uma estratégia de marketing mais bem-sucedida. Também podem impactar positivamente o NPS dos seus clientes, reduzir custos operacionais e melhorar a satisfação da sua equipa. 

Para compreender totalmente o papel do planeamento da colaboração, convém analisar brevemente algumas definições.

O processo de aprovação no workflow de social media consiste em aceitar ou rejeitar algo relacionado com as redes sociais: um post, um ficheiro ou uma proposta de campanha, por exemplo. 

A aprovação pode acontecer internamente (ao nível da equipa) e externamente (ao nível cliente-agência).

A colaboração interna refere-se à cooperação entre equipas ou departamentos em projetos e tarefas dentro da organização. 

Por que razão a colaboração em social media é difícil? Erros comuns

Embora pareça simples, a colaboração em social media pode causar vários problemas. Listamos alguns dos mais comuns abaixo:

Falta de procedimentos

Se trabalha remotamente com a sua equipa e clientes mas não tem procedimentos definidos, terá problemas com frequência. Estabelecer regras simples (sobre envios para aprovação ou checklists de requisitos de posts) ajuda a manter a sanidade do seu workflow. 

Receio da automação

As ferramentas de automação de marketing servem para facilitar a vida dos profissionais de social media, aliviando o peso de tarefas repetitivas. No entanto, muitos marketers ainda hesitam em usar ferramentas, preferindo fazer tudo manualmente. 

Scope creep (Desvio de âmbito)

Já ouviu falar de scope creep? Acontece quando as tarefas aumentam de forma não planeada, tornando o projeto ingovernável. Sem procedimentos, estas alterações geram caos. Defina limites para evitar problemas. 

Expectativas desalinhadas

Antes de iniciar um projeto, garanta que as expectativas de ambas as partes estão alinhadas. Se prometeu o mundo ao cliente e não entrega, a colaboração será difícil. Da mesma forma, se o cliente for excessivamente exigente fora do horário laboral, a colaboração eficaz torna-se impossível.

Como preparar um plano de colaboração eficaz na sua agência?

Organizar os processos internos pode transformar a sua agência. Aqui estão algumas dicas para melhorar o seu planeamento de colaboração. 

Audite a sua colaboração atual

Acha que a sua colaboração funciona perfeitamente? Identifique possíveis gargalos: falta de resposta, reações lentas, falhas de comunicação ou falta de reuniões de alinhamento (daily stand-ups). Pequenos ajustes nestas áreas podem ter um grande impacto.

Tenha uma estratégia clara

Toda a equipa deve estar sintonizada. Definir uma estratégia de social media clara, com regras bem definidas, não é opcional – é essencial para manter a organização. 

Saiba quem faz o quê

Reconhecer funções é vital. Cada membro deve saber por quais perfis e tarefas é responsável e como todos trabalham para o mesmo objetivo: uma comunicação de excelência.

Vejamos um exemplo de uma equipa de 4 pessoas: 

Sara, João, Melânia e Tomás. 

Como team leader, a Sara gere a comunicação com clientes. Isto consome muito tempo, pelo que ela não consegue criar todo o conteúdo sozinha.

A Melânia e o Tomás criam o copy criativo para Facebook e Instagram, mas como são novos, precisam de orientação sobre o tom de voz.

O João, como content manager, serve de ponte: revê os posts para garantir que seguem a estratégia e, após a aprovação interna, envia-os para a Sara, que por sua vez os envia para os clientes.

Este é apenas um exemplo de como organizar o fluxo de trabalho. 

Crie guias de social media

Este deve ser o seu documento de referência para onboarding e para garantir que a colaboração segue o caminho certo.

Um guia completo deve ser atualizado periodicamente e estar acessível a todos. Deve incluir:

• estratégia de social media,
• tom de voz,
• brand guidelines (identidade visual),
• assets digitais da marca,
• procedimentos de colaboração (responsáveis, tempos de resposta, templates),
• procedimentos para gestão de crises.

Domine a gestão de tarefas

Todos devem conhecer o seu lugar no workflow. Enquanto uma pessoa cria posts ou infográficos interativos, outra faz a revisão gramatical e uma terceira dá a aprovação interna final. Uma gestão de tarefas precisa ajuda a evitar mal-entendidos e crises. 

Utilize ferramentas certas

Precisa de um conjunto de ferramentas que simplifiquem a colaboração e tornem o trabalho mais leve. Teste ferramentas com a sua equipa para verificar se realmente melhoram a qualidade do trabalho.

Pode parecer assustador no início, mas estes pequenos passos farão a colaboração fluir naturalmente.

Como cooperar de forma eficiente com os seus clientes? Comunicação externa.

Guia de redes sociais para o cliente

Crie um guia específico para o cliente. Inclua quem são os pontos de contacto, a estratégia aprovada, templates de resposta e o plano de comunicação. Serve de referência sempre que surgirem dúvidas. 

Envolva os seus clientes no onboarding

É fundamental envolver o cliente na definição dos procedimentos. Quanto mais envolvidos estiverem, melhor compreenderão o processo de colaboração e aprovação em social media. 

Mostre os benefícios do feedback

Por vezes, os clientes não têm consciência da importância do feedback. Explique como comentários rápidos e detalhados otimizam a comunicação e o ROI da estratégia. 

Use ferramentas de colaboração

As ferramentas não servem apenas para os gestores de redes sociais. O cliente também beneficia de processos mais organizados. Sabia que pode polir tudo isto com o Kontentino? 

Com uma camada extra de aprovação e segurança, pode gerir o seu workflow e colaborar – interna e externamente – de forma muito mais profissional.

Dicas de colaboração no Kontentino

Checklists de requisitos de post 

Pode personalizar checklists para cada perfil. Esta funcionalidade é fantástica para novos clientes ou estagiários que ainda estão a aprender as regras. Ao marcarem os pontos cumpridos, poupam imenso tempo a quem tem de aprovar o conteúdo internamente. 

Envio de posts para aprovação do cliente

Chega de e-mails infinitos. No Kontentino, envia o pedido de aprovação e o cliente aprova com um só clique – até pode fazê-lo através da nossa app móvel.

Se preferirem, podem rejeitar e deixar comentários para ajustes imediatos. Imagine quanto tempo poupa ao evitar trocas de e-mail por causa de uma simples gralha.

Os estados visíveis (imagem abaixo) mostram exatamente em que fase está o seu conteúdo.

Traduções para marcas internacionais

Gere perfis em vários idiomas? O Kontentino permite traduzir posts diretamente ao lado da versão original, facilitando a gestão de equipas globais. 

Atribuição de tarefas

Delegue tarefas diretamente no Kontentino. Quando atribui uma alteração, a pessoa responsável recebe uma notificação imediata. Acabaram-se as desculpas de que o pedido “foi para o SPAM”.

Tipos de Colaboração em Social Media

#1 Agência – Cliente (Marca)

É o modelo tradicional: a agência cria a estratégia e o conteúdo, e o cliente aprova antes da publicação. Uma comunicação clara aqui evita dinâmicas de poder complicadas ou micromanaging excessivo por parte do cliente.

Boas práticas para Agência – Cliente:

• use um content calendar centralizado
• defina objetivos claros
• crie briefs criativos para cada campanha
• faça reuniões de acompanhamento regulares
• estabeleça um sistema de aprovação formal

#2 Agência – Agência

Comum em grandes contas onde várias agências (ex: social media e PR) colaboram. A chave aqui é a comunicação constante para evitar duplicação de esforços.

#3 Agência – Influenciador/Embaixador

Colaborar com influenciadores permite chegar a novas audiências. Contudo, é vital garantir que o influenciador está alinhado com os valores da marca para que o conteúdo faça sentido.

#4 Cliente – Influenciador

Por vezes, a marca trabalha diretamente com o influenciador. Pode poupar custos, mas aumenta o risco de o conteúdo se desviar da mensagem core se não houver um guia rigoroso.

Aproveite o poder da colaboração

Poderíamos falar horas sobre os benefícios de um processo de colaboração organizado. Reúna a sua equipa, identifique os entraves atuais e utilize o Kontentino para automatizar o que é moroso e focar-se no que realmente traz resultados. 

Os seus clientes (e a sua equipa) vão agradecer.