Tillbaka till bloggen
Att säga att sociala medie-byråer har mycket att göra under 2022 är en underdrift. Om du driver en marknadsbyrå och vill sticka ut från mängden, står du inför utmaningen att verkligen strömlinjeforma din social media collaboration.
Att hitta den gyllene medelvägen mellan automation och personlig anpassning kan vara svårt, men det är nödvändigt för att förbli relevant. Att hålla sig uppdaterad med de senaste nyheterna är viktigt, men det bör inte ske på bekostnad av ett smidigt samarbete och en stabil approval-process inom företaget.
Även om det är en viktig del av din strategi att anpassa sig till de senaste trenderna, är det hanteringen av interna processer som avgör om byrån lyckas eller faller. Om allt är strukturerat fungerar verksamheten som ett väloljat maskineri.
Men om något börjar knaka och gnissla:
Låt oss inse fakta: utan en ordentlig process för social media collaboration och godkännande kommer du inte kunna arbeta effektivt, skala upp din byrå eller ge dina klienter den service de förtjänar.
Så, vad kan du göra om det inte riktigt fungerar ännu?
Vikten av en process för social media collaboration och godkännande
Ju bättre din plan för social media collaboration och dina approval-processer är, desto effektivare blir ditt arbete. Det är så enkelt, och det är grundstommen i varje framgångsrik byrå. Om du har många teammedlemmar och klienter vet du att diskussioner om minsta detalj kan ta evigheter. Men det behöver inte vara så.
Smidig social media collaboration och en snabb approval-process bidrar till en mer framgångsrik marknadsföringsstrategi. Det kan också höja kundnöjdheten (NPS), sänka driftskostnader och förbättra trivseln i teamet.
För att förstå vikten av samarbetsplanering kan det vara bra att snabbt gå igenom några centrala begrepp.
Godkännandeprocessen i ett social media workflow handlar om att acceptera eller neka specifika delar av arbetet: ett innehåll, en fil eller ett förslag till en kampanj, för att nämna några exempel.
Denna process sker både internt (inom teamet) och externt (mellan klient och byrå).
Intern social media collaboration handlar om samarbete på team- eller företagsnivå kring projekt och uppgifter inom organisationen.
Vanliga misstag vid social media collaboration
Även om det låter enkelt kan social media collaboration orsaka många problem. Här är några av de vanligaste fallgroparna.
Brist på tydliga rutiner
Om du arbetar på distans med ditt team och dina klienter utan fastställda rutiner, hamnar du lätt i problem. Att sätta upp enkla regler (för hur godkännanden skickas eller checklistor för inlägg) hjälper dig att hålla ditt workflow organiserat.
Rädsla för automation
Verktyg för automation finns till för att underlätta vardagen och ta bort smärtan från repetitiva uppgifter. Trots det tvekar många marknadsförare inför att använda nya verktyg och föredrar att göra saker manuellt istället för att effektivisera tråkiga moment.
Scope creep
Har du hört talas om “scope creep”? Det händer när mängden uppgifter växer okontrollerat, vilket gör projektet större och svårhanterligt. Ändringar bidrar till att projektets omfattning växer utanför ramarna och skapar bara oreda. Utan tydliga rutiner är detta ett recept på kaos.
Skilda förväntningar
Innan du påbörjar ett nytt projekt, se till att båda parters förväntningar är synkade. Om du lovat guld och gröna skogar men inte levererar, är det inte konstigt om klienten blir missnöjd. Om klienten å andra sidan är orimligt krävande utanför arbetstid, blir det svårt att få till ett effektivt samarbete.
Hur skapar man en effektiv plan för social media collaboration?
Att strukturera processerna inom byrån kan förändra allt, oavsett om ni kämpar med ert workflow eller bara vill optimera det. Här är några tips för din planering.
Gör en audit av ert samarbete
Tror du att ert samarbete fungerar perfekt? Det finns nästan alltid utrymme för förbättring. För att kunna göra justeringar måste du först identifiera flaskhalsarna. Det kan handla om uteblivna svar, långsam kommunikation, brist på dagliga stand-ups eller otydliga rutiner.
Ha en tydlig strategi för sociala medier
Alla i teamet bör vara på samma våglängd. Det krävs bara en person för att förstöra ett workflow, så om någon påverkar processen negativt bör det hanteras direkt. Att sätta upp en tydlig strategi med de viktigaste reglerna är ett måste.
Veta vem som gör vad
Att definiera roller är avgörande. Alla i teamet bör veta vem som ansvarar för vilken profil, plattform och uppgift – och hur alla samarbetar för att nå slutmålet: fantastisk kommunikation i sociala medier.
Tänk dig ett team på fyra personer: Sarah, Jonathan, Melanie och Thomas.
Som teamledare ansvarar Sarah för kundkontakten. Det tar mycket tid, så hon hinner inte skapa allt innehåll själv.
Det är vad Melanie och Thomas gör – de skapar copy för Facebook och Instagram. Men de är nya i teamet och behöver vägledning kring kundernas tone of voice.
Här kommer content managern Jonathan in som länken mellan skaparna och teamledaren. Han kollar inläggen mot strategin och efter internt godkännande skickar han dem till Sarah, som i sin tur skickar dem till klienterna för slutgiltigt godkännande.
Detta är bara ett exempel på hur en process för social media collaboration kan se ut.
Skapa guidelines för sociala medier
Detta bör vara ditt huvuddokument vid onboarding eller när strategin behöver dubbelkollas.
Dokumentet bör uppdateras regelbundet och vara tillgängligt för alla inblandade. Det bör täcka:
- Strategi för samarbetsplanen
- Tone of voice
- Brand guidelines
- Digitala tillgångar (assets)
- Samarbetsrutiner (ansvariga, svarstider, mallar)
- Krisrutiner för sociala medier
Bemästra uppgiftshantering
Alla i ett workflow behöver känna till sin roll. Genom att delegera tydligt undviker du missförstånd. En person skapar inlägg, en annan korrekturläser och en tredje ger internt godkännande innan klienten får se det. Tydlig styrning förebygger kriser.
Använd rätt verktyg
Du behöver verktyg som faktiskt löser problem och förenklar vardagen. Var inte rädd för att testa verktyg som förbättrar din social media collaboration tillsammans med teamet.
Effektivt samarbete med klienter: Extern kommunikation
Social media-guide för klienten
För att samarbetet ska vara smärtfritt bör du skapa en guide även för dina klienter. Inkludera information om vem som ansvarar för vad, vilken strategi som gäller och de svarsmallar ni kommit överens om.
Onboarda dina klienter
Det är viktigt att få klienterna engagerade i att sätta upp rutiner för ert workflow. Ju mer involverade de är, desto större förståelse får de för processen kring godkännanden och samarbete.
Visa värdet av feedback
Ibland förstår klienter inte hur viktig deras feedback är. Visa dem hur snabb och detaljerad feedback påverkar slutresultatet. Genom att presentera en tydlig samarbetsplan gör du dem medvetna om vikten av deras deltagande.
Social media collaboration är nyckeln till framgång, och du kan optimera den med Kontentino.
Tips för samarbete i Kontentino
Checklistor för inlägg
Du kan anpassa checklistor för varje profil. Detta är perfekt när du har nya klienter eller praktikanter som behöver lära sig reglerna. Genom att bocka av punkter sparar ni tid i godkännandesteget.
Skicka inlägg för klientgodkännande
Inga fler ändlösa mejltrådar. Skicka en förfrågan direkt från Kontentino, och klienten kan godkänna med ett klick – även via mobilen. Om de nekar kan de lämna kommentarer direkt, vilket sparar massor av tid jämfört med e-post.
Översättningar för internationella varumärken
Hanterar du konton på flera språk? Kontentino låter dig hantera översättningar direkt bredvid originalversionen, vilket förenklar samarbetet i globala team.
Tilldelning av uppgifter
Delegera uppgifter direkt i verktyget så att ansvarig person får en notis direkt. Inga fler ursäkter om att meddelanden hamnat i skräpposten.
Olika typer av Social Media Collaboration
#1 Byrå – Klient
Den vanligaste formen där byrån ansvarar för strategi och produktion, medan klienten ger input och godkänner innehållet. Det skapar en effektiv process men kräver tydliga roller för att undvika missförstånd eller detaljstyrning.
#2 Byrå – Byrå
Vanligt vid stora projekt där t.ex. en social medie-byrå och en PR-byrå samarbetar. Här är kommunikation och en gemensam content calendar helt avgörande.
#3 Byrå – Influencer
Att samarbeta med influencers är effektivt för att nå nya målgrupper. Se till att ha tydliga guidelines så att innehållet matchar varumärkets värderingar.
Organisera ditt samarbete idag
Samla ditt team, identifiera flaskhalsarna och börja förbättra era processer. Använd rätt verktyg för att automatisera rutinuppgifter och fokusera på det kreativa arbetet. Era klienter kommer att tacka er.
