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Decir que las agencias de redes sociales tienen el plato lleno en 2022 es quedarse corto. Si diriges una agencia de marketing y quieres destacar entre la multitud, te enfrentas a un verdadero reto para optimizar la colaboración en redes sociales.
Encontrar el equilibrio perfecto entre la automatización del marketing y la personalización puede ser una lucha, pero es necesario para mantenerse en el juego. Estar al día con las últimas noticias es crucial, pero no debe entorpecer una colaboración fluida y un proceso de aprobación eficiente dentro de tu empresa.
Aunque adaptarse a las últimas tendencias en redes sociales debe ser una parte importante de tu estrategia, gestionar los procesos dentro de tu agencia puede ser el factor decisivo. Si todo está organizado, funcionará como una máquina perfectamente engrasada.
Pero si algo cruje, chirría y se rompe:
Seamos realistas: sin la colaboración en redes sociales adecuada y un proceso de aprobación correcto, no podrás trabajar de manera efectiva, hacer crecer tu agencia ni servir a tus clientes como se merecen.
Entonces, ¿qué puedes hacer si simplemente todavía no funciona?
El rol de un proceso de colaboración y aprobación de redes sociales en una agencia de marketing
Cuanto mejores sean el plan de colaboración y los procesos de aprobación, más eficiente será tu trabajo. Así de simple, es el pan de cada día de cualquier agencia. Si tienes muchos miembros en el equipo y clientes a bordo, sabes que discutir hasta el más mínimo detalle puede llevar una eternidad. Sin embargo, no tiene por qué ser así.
Una colaboración en redes sociales fluida y un proceso de aprobación rápido pueden contribuir a una estrategia de marketing más exitosa. También puede impactar positivamente en el NPS de tus clientes, reducir costes operativos y mejorar la satisfacción de tu equipo.
Para entender completamente el papel de la planificación colaborativa, es buena idea repasar brevemente algunas descripciones.
El proceso de aprobación en el flujo de trabajo de redes sociales es el acto de aceptar o rechazar un elemento particular relacionado con social media: una pieza de contenido, un archivo, una propuesta para una campaña publicitaria, por ejemplo, solo por nombrar algunos.
El proceso de aprobación puede ocurrir tanto internamente (a nivel de equipo) como externamente (a nivel cliente-agencia).
La colaboración interna en redes sociales es la cooperación a nivel de equipo o empresa con respecto a proyectos y tareas de redes sociales dentro de la organización.
¿Por qué es problemática la colaboración en redes sociales? Errores comunes
La colaboración en redes sociales, por simple que parezca, puede causar muchos problemas. Hemos listado algunos a continuación.
Falta de procedimientos
Si trabajas en remoto con tu equipo y tus clientes pero no tienes los procedimientos organizados, puedes encontrarte con problemas muy a menudo. Establecer aunque sea unas pocas reglas simples (sobre el envío para aprobación o checklists de requisitos para los posts) puede ayudarte a mantener la cordura en tu flujo de trabajo.
Miedo a la automatización
Las herramientas de automatización de marketing están para que los profesionales de social media las usen y alivien el dolor asociado a muchas tareas repetitivas y cotidianas. Sin embargo, muchos marketers dudan un poco a la hora de usar herramientas. Prefieren hacer las cosas manualmente en lugar de automatizar tareas tediosas con software.
Desviación del alcance (Scope creep)
¿Alguna vez has oído hablar del «scope creep»? Esto ocurre cuando una pila de tareas crece involuntariamente, haciendo que todo el proyecto se vuelva más grande y se salga de control. Los cambios contribuyen al crecimiento no autorizado del alcance del proyecto y no generan más que desorden. Sin procedimientos, espera problemas.
Expectativas diferentes
Antes de aceptar un nuevo proyecto de redes sociales, asegúrate de que las expectativas de ambas partes coinciden. Si le prometiste el cielo a tu cliente – pero no cumples – no te sorprendas si no están satisfechos con tus servicios y la colaboración se vuelve difícil. Si tu cliente es insistente e increíblemente exigente incluso fuera del horario laboral normal, puedes decir «adiós» a cualquier pensamiento de colaboración efectiva.
¿Cómo preparar un plan de colaboración en redes sociales efectivo en una agencia de marketing?
Organizar los procesos dentro de la agencia puede cambiar las reglas del juego, no solo cuando tienes problemas con el flujo de trabajo, sino también si simplemente quieres mejorarlo. Hay algunos buenos consejos de colaboración que puedes tener en cuenta para la planificación.
Audita tu colaboración en redes sociales
¿Crees que tu colaboración en redes sociales funciona de maravilla y no hay nada que puedas cambiar? ¿Qué tal algunas pequeñas mejoras? Para empezar a aplicar soluciones rápidas, necesitas identificar qué no está funcionando del todo bien. Al igual que en el caso de una auditoría de redes sociales, debes investigar y estar atento a posibles cuellos de botella. Puede haber varias razones detrás de una colaboración deficiente: falta de respuesta, reacción lenta, falta de comunicación, ausencia de stand-ups diarios o procedimientos con fugas.
Ten una estrategia de redes sociales clara
Todos en tu equipo deberían estar en la misma sintonía y entender completamente qué es la colaboración de marca. Solo se necesita una persona para demoler un flujo de trabajo, así que si hay alguien en tu equipo que lo afecta negativamente, debes solucionar esta situación lo antes posible. Establecer una estrategia de redes sociales clara destacando las reglas más cruciales no es una opción, es una obligación aquí.
Saber quién es quién
Reconocer los roles es una de las partes más importantes de la colaboración en redes sociales. Todos en el equipo deben tener información clara sobre quién es responsable de qué perfil, qué plataforma y qué tareas, y cómo todos estos individuos pueden trabajar juntos para el mismo resultado: una comunicación increíble en redes sociales.
Digamos que hay un equipo de redes sociales formado por 4 personas:
Sarah, Jonathan, Melanie y Thomas.
Como líder del equipo, Sarah es responsable de comunicarse con los clientes y gestionar sus solicitudes. Le toma mucho tiempo, por lo que no puede crear grandes ideas de contenido ella misma.
Esto es lo que hacen Melanie y Thomas: preparar copys creativos para los perfiles de Facebook e Instagram. Sin embargo, todavía son bastante nuevos en el equipo y no saben todo sobre sus clientes o el tono de voz, por lo que necesitarían un poco de ayuda.
Aquí es donde entra Jonathan, el content manager, actuando como conector entre los content managers junior y la líder del equipo. Jonathan revisa los posts para asegurar su cumplimiento con la estrategia de redes sociales y, tras la primera aprobación interna, se los envía a Sarah, quien a su vez los envía a los clientes para su aprobación.
Este es solo un ejemplo de cómo puede funcionar un proceso de colaboración en redes sociales.
Crea una guía de redes sociales
Este debe ser tu documento de referencia en caso de onboarding, dudas sobre la estrategia o para verificar si tu colaboración en redes sociales va en la dirección correcta.
Crear una guía de redes sociales completa no sucede de la noche a la mañana. También debes actualizarla de vez en cuando y debe ser accesible para todos los involucrados en un proyecto particular de social media.
¿Qué debería incluir? Aunque puedes personalizarla como quieras, tu guía de colaboración de marca definitivamente debería cubrir las seis áreas a continuación:
- estrategia de redes sociales para el plan de colaboración,
- el tono de voz,
- guías de estilo de la marca (brand guidelines),
- activos digitales de la marca,
- procedimientos de colaboración (personas responsables, tiempos de respuesta, plantillas),
- (extra) procedimientos de colaboración ante una crisis en redes sociales.
Domina la gestión de tareas para la planificación colaborativa
No a todo el mundo le gusta recibir tareas, y tampoco a todos les gusta delegarlas. Sin embargo, esto debe hacerse y no debes tener reparos en pedir ayuda y dividir las tareas. Todos deberían conocer su posición en un flujo de trabajo de redes sociales; mientras una persona se encarga solo de crear posts o hacer infografías interactivas, otra puede revisarlos gramaticalmente, y una tercera persona puede dar la aprobación interna final antes de que un post particular se publique o se envíe para la aprobación de los clientes. Una gestión de tareas muy minuciosa y precisa, al menos al principio, puede ayudarte a evitar muchos malentendidos y crisis en redes sociales.
Usa herramientas
Hay herramientas que no resuelven problemas, sino que crean necesidades. Esas no las necesitas. Lo que necesitas es un conjunto de herramientas que puedan mejorar tu colaboración en redes sociales y hacer que tu trabajo sea pan comido. No tengas miedo de probar algunas herramientas junto con tu equipo y comprobar si mejoran vuestra calidad de trabajo y plan de colaboración o no.
¿Suena un poco aterrador? Apostamos a que sí. Sin embargo, una vez empieces a dar estos pequeños primeros pasos, verás que tu colaboración en redes sociales comienza a funcionar.
¿Cómo cooperar de la manera más eficiente con tus clientes? Comunicación externa.
Guía de redes sociales para el cliente
Para hacer que una colaboración en redes sociales no solo sea exitosa sino también libre de complicaciones, deberías crear también una guía de redes sociales para tus clientes. Incluye información importante sobre quién está a cargo de la comunicación en un perfil social específico, cuál es la estrategia y el tono de voz, así como plantillas para respuestas y planes de comunicación que hayas aprobado previamente con tu cliente. Esto es algo a lo que siempre podrás recurrir.
Haz el onboarding de tus clientes e involúcralos
Es muy importante involucrar a tus clientes en la creación de las pautas de redes sociales y en la organización de los procedimientos del flujo de trabajo. Cuanto más involucrados estén, más comprensión tendrán cuando se trate de la colaboración en redes sociales y el proceso de aprobación.
Muéstrales los beneficios y el poder del feedback
A veces, los clientes simplemente no son conscientes de la magia poderosa del feedback. Uno de los mejores consejos de colaboración es mostrarles, aunque sea con unos pocos bullet points, por qué su feedback rápido y detallado importa y cómo puede afectar a la comunicación en redes sociales. Al mostrarles un plan de colaboración para su marketing, puedes concienciarlos sobre su importancia y hacer que estén más dispuestos a llevarlo a cabo, todo junto con tu equipo.
Usa herramientas
Sí, las herramientas no son solo para los social media managers, así que no te olvides de ellas al preparar una guía de colaboración de marca para tus clientes. Hay algunas herramientas que pueden beneficiar no solo a tu equipo.
No hace falta decir que la colaboración en redes sociales es la clave del éxito. ¿Sabes que puedes perfeccionarla con Kontentino?
Con esta capa extra de aprobación y seguridad, puedes cuidar de tu flujo de trabajo en redes sociales y colaborar – tanto interna como externamente – de la manera más eficiente.
Consejos de colaboración con Kontentino
Checklists de requisitos del post
Estos checklists pueden ser realmente efectivos para la planificación colaborativa. Puedes personalizar los checklists para cada perfil y seguir añadiendo tus propios requisitos. Esta función puede hacer maravillas, especialmente si tienes un cliente nuevo con el que aún no has completado el onboarding, o si tienes becarios que deben aprender las reglas primero. Con los prácticos checklists de requisitos, pueden tachar los puntos respectivos cuando su contenido los cumpla y, por lo tanto, ahorrar mucho tiempo a quien vaya a aprobarlos internamente.
Enviar posts para la aprobación del cliente
La crème de la crème. Se acabaron los mensajes, los correos electrónicos o las palomas mensajeras con solicitudes para aprobar algunos posts creados.
Puedes enviar a tus clientes una solicitud de aprobación directamente desde Kontentino, y ellos pueden aprobar el contenido con un solo clic. También pueden hacerlo a través de la aplicación móvil, si y cuando estén en algún lugar de Bali disfrutando de unos cócteles.
Por supuesto, también pueden rechazar tu contenido y enviarlo de vuelta para rehacerlo, dejándote algunos comentarios y feedback que puedes aplicar al instante. Imagina cuánto tiempo tomaría cambiar un simple error tipográfico a través de correos electrónicos.
En Kontentino, toma segundos. La misma historia se aplica a la aprobación interna si quieres enviarlo a alguien de tu equipo para que lo apruebe. Los prácticos campos de estado (abajo) te dan información clara sobre cómo vas con tu contenido y si está listo para ser publicado.
Traducciones para marcas internacionales
¿Gestionas la comunicación en redes sociales para perfiles de todo el mundo, en muchos idiomas? Puedes gestionar la colaboración en redes sociales dentro de los equipos fácilmente, ya que Kontentino ofrece opciones para traducir posts justo al lado de la versión original.
Asignación de tareas
Puedes discutir fácilmente el contenido y compartir insights con tus clientes y tu equipo dentro de Kontentino, pero también puedes delegar tareas a personas asignadas a un proyecto particular. En lugar de ir a su escritorio o enviarles un correo electrónico, puedes delegar tareas en Kontentino para que la persona responsable de los cambios reciba una notificación de inmediato. Se acabaron las excusas de «se fue a mi SPAM».
Tipos de Colaboración en Redes Sociales
#1 Colaboración Agencia – Cliente (Marca)
Cuando hablamos de colaboración en redes sociales, este tipo es probablemente el primero que viene a la mente. Es la forma más tradicional, en la cual una agencia trabaja con un cliente (marca) para crear contenido para redes sociales.
En esta modalidad, la agencia es responsable de la estrategia de redes sociales, la creación de contenido y la ejecución. El cliente (marca) proporciona input sobre la estrategia y aprueba el contenido antes de que se publique.
Este tipo de colaboración puede funcionar bien si ambas partes tienen claros sus roles y responsabilidades. También puede ayudar a crear un proceso de redes sociales más ágil, ya que la agencia se encarga de convertir los planes en acción.
Sin embargo, este tipo de colaboración también puede crear una dinámica de poder difícil de navegar. Por ejemplo, la agencia podría sentir que siempre está tratando de complacer al cliente (marca), lo que puede llevar a compromisos creativos.
Si el cliente (marca) no está contento con el contenido creado, puede haber muchas idas y venidas entre la agencia y el cliente antes de que el contenido sea finalmente aprobado. Esto puede ser frustrante para ambas partes y llevar a una gran pérdida de tiempo y esfuerzo.
Alternativamente, el cliente podría hacer micromanagement del contenido de redes sociales. Esto puede ser problemático para la agencia.
Es importante encontrar un modelo de colaboración que funcione bien para ambas partes involucradas. De lo contrario, el proceso puede llevar a tensión y frustración en ambos lados.
Buenas prácticas para la colaboración Agencia – Cliente (Marca):
- crear un calendario de contenidos centralizado
- establecer metas y objetivos de redes sociales
- desarrollar briefs creativos para cada campaña de redes sociales
- tener revisiones regulares (ej. semanales o mensuales) para revisar el progreso
- definir claramente roles y responsabilidades desde el principio
- crear un sistema para la aprobación de contenidos
#2 Colaboración Agencia – Agencia
Especialmente en el caso de clientes grandes o empresas multinacionales, no es raro que diferentes agencias trabajen juntas en campañas de redes sociales. Este tipo de colaboración puede darse entre dos agencias separadas que trabajan para el mismo cliente, o entre una agencia de redes sociales y otro proveedor de servicios (como una agencia de relaciones públicas).
En cualquier caso, la colaboración entre agencias es esencial para evitar la duplicación de esfuerzos y asegurar que todos trabajan hacia el mismo objetivo.
La clave para una colaboración exitosa entre agencias es la comunicación. Todas las partes deben estar alineadas desde el principio para evitar cualquier confusión más adelante.
Buenas prácticas para la colaboración Agencia – Agencia:
- tener un calendario y cronograma de campaña centralizados
- programar llamadas o reuniones regulares para ponerse al día con el progreso
- designar un punto de contacto para cada agencia
- crear guías de redes sociales
- usar una herramienta de gestión de proyectos para hacer seguimiento de las tareas
#3 Colaboración Agencia – Influencer/Embajador de Marca
A veces, la colaboración en redes sociales no es solo entre una agencia y un cliente. También puede implicar trabajar con influencers o embajadores de marca para crear contenido. Este tipo de colaboración puede ser extremadamente efectiva, ya que te permite aprovechar su audiencia y seguidores.
Sin embargo, es necesario asegurarse de que el influencer o embajador de marca encaje bien con tu marca antes de iniciar una colaboración. Lo último que quieres es que publiquen contenido que no se alinee con los valores o el mensaje de tu marca.
Buenas prácticas para la colaboración Agencia – Influencer/Embajador:
- investigar potenciales influencers y embajadores
- crear guías de redes sociales para influencers y embajadores
- establecer un sistema para la aprobación de contenido
- tener revisiones regulares con los influencers y embajadores
- establecer metas y objetivos claros desde el inicio de la colaboración
Con el sistema de colaboración adecuado, podrás no solo ejecutar campañas de marketing de influencers para tus clientes, sino también escalar tus esfuerzos. Esto significa que podrás trabajar con más influencers y alcanzar una audiencia más grande que nunca.
#4 Colaboración Cliente – Influencer
Las agencias no son requeridas en todos y cada uno de los pasos del proceso. A veces, los clientes (marcas) pueden trabajar directamente con influencers para crear contenido en redes sociales.
Este tipo de colaboración puede ser beneficiosa para ambas partes. El cliente trabaja directamente con el influencer, y al influencer se le permite más libertad creativa a la hora de publicar contenido.
Sin embargo, hay dos caras de la moneda al no involucrar agencias. Por un lado, el cliente podría ahorrar dinero trabajando directamente con un influencer. Por otro lado, existe el riesgo de que el contenido no se alinee con el mensaje o los valores de la marca.
Buenas prácticas para la colaboración Cliente – Influencer:
- asegúrate de que los acuerdos estén por escrito para proteger tanto a la marca como al influencer
- verifica que no haya conflictos de intereses si un influencer trabaja con múltiples marcas
- ten expectativas realistas sobre lo que un influencer puede entregar
- establece pautas claras para el contenido y los mensajes si hay más influencers involucrados
- usa herramientas de gestión de redes sociales para ayudar con tareas como la aprobación de contenido y el seguimiento de analíticas
¿Pueden coexistir todos estos tipos de colaboración simultáneamente?
La colaboración en redes sociales puede tomar muchas formas diferentes dependiendo de las necesidades de la marca o del cliente. Los aspectos más críticos son asegurar que todos los involucrados estén en la misma sintonía y que haya una comunicación clara entre todas las partes.
Con el sistema adecuado, las colaboraciones en redes sociales pueden ser extremadamente exitosas. Es por eso que quizá quieras echar un vistazo más de cerca a todas las capacidades que Kontentino ofrece en términos de colaboración exitosa y flujo de trabajo de aprobación.
Aprovecha la colaboración en redes sociales
Podríamos estar escribiendo sobre los beneficios y consejos de colaboración en redes sociales durante horas.
Reúne a tu equipo e intenta reconocer cualquier cuello de botella en tu colaboración de marca, así como formas de mejorarla. Luego, simplemente empieza a trabajar para hacerla mejor, y usa herramientas para automatizar algunas de tus tareas tediosas y obtener funciones extra para disparar tu trabajo diario.
Incluso tus clientes te agradecerán que lo hagas.
