Dauguma įrankių keitimų žlunga toje pačioje vietoje: demo atrodė puikiai, komanda pasirašė metinę sutartį, o problemos išryškėjo trečią savaitę, kai jau buvo perkelta dvylika klientų.
Daugiau demo versijų to neištaisys. Tai padės padaryti struktūrizuotas bandymas su tikru darbu: vienas klientas dviem savaitėms, nustatytas testų sąrašas, rašytiniai įrodymai kiekvienam jų. Pabaigoje turėsite pagrįstą sprendimą, o ne tiesiog jausmą. O jei atsakymas bus „ne“, būsite praradę dvi savaites, o ne vienerius sutarties metus.
Mūsų gide apie social media management įrankius agentūroms aptariama, kaip sudaryti kandidatų sąrašą. Šis straipsnis yra kitas žingsnis: kaip ištestuoti tai, kas pateko į jūsų sąrašą. Žemiau pateiktas protokolas naudoja Kontentino kaip pavyzdį su kiekvienai funkcijai reikalingu planu, tačiau kiekvienas testas tinka bet kuriam įrankiui, kurį vertinate.
Paruoškite bandymą taip, kad jis galėtų nepavykti
Bandymas, kuris negali nepavykti, nieko neišmoko. Prieš pradėdami:
👉 Pasirinkite vieną tikro kliento paskyrą. Vidutinio sudėtingumo, ne pačią lengviausią: klientą, turintį bent du tinklus, tikrą patvirtinimo poreikį ir įprastą įrašų dažnumą. Pirmiausia atsiklauskite kliento – dauguma sutinka su argumentu: „testuojame įrankį, kuris turėtų padėti jums greičiau gauti peržiūras“.
👉 Nustatykite terminą. Keturiolika dienų apima du pilnus savaitės ciklus – planavimą, kūrimą, patvirtinimą, publikavimą (publish) ir vieną ataskaitos (reporting) momentą. Pavyzdžiui, Kontentino trial versija trunka 14 dienų be kredito kortelės, o tai tiksliai atitinka protokolą.
👉 Paskirkite testuotojus. Vieną account manager, vieną kūrėją ir tikrą kliento atstovą (approver). Bandymas, kurį atlieka tik didžiausias įrankio entuziastas komandoje, pateikia tik entuziastingas išvadas.
👉 Susitarkite dėl įrodymų taisyklės. Kiekvienas žemiau esantis testas turi gauti rašytinį rezultatą tą pačią dieną: ką padarėte, kas nutiko, screenshot arba pastaba. Atmintis sušvelnina trintį – penktadienio ataskaita visada sako „viskas gerai“, nebent antradienio pastaba teigia kitaip.
Protokolas: 10 testų per 14 dienų
Atlikite testus eilės tvarka, nes jie papildo vienas kitą: negalite testuoti kliento patvirtinimo, kol klientas nėra įrankyje, ir nėra prasmės matuoti ataskaitų rengimo greičio su turiniu, kuris niekada neegzistavo. Įprotis tas pats kiekvienam testui – atlikite veiksmą, stebėkite, kas vyksta, ir užsirašykite tai, ką matėte, kol viskas dar šviežia.
1–2 dienos: struktūra ir leidimai
1 testas – workspace atskyrimas. Pradėkite nuo kliento profilių nustatymo ir komandos pakvietimo, tada pabandykite „sulaužyti“ savo nustatymus: prisijunkite kaip komandos narys (ne Admin), kuris nėra priskirtas šiam klientui, ir užsirašykite viską, ką jis mato. Teisingas atsakymas – nieko, nes kliento turinys, resursai ir pokalbiai turėtų gyventi savo erdvėje, nematomoje niekam, kas neturi ten reikalų. Kontentino platformoje profiliai ir leidimai priskiriami kiekvienam vartotojui atskirai, todėl prieiga baigiasi ten, kur baigiasi priskyrimas – toks pat atskyrimas pagal klientus, kuriuo remiasi ir mūsų gidas apie kelių social media klientų valdymą.
2 testas – rolės, atitinkančios jūsų struktūrą. Susiekite savo realias roles su tuo, ką siūlo įrankis: kas kuria, kas redaguoja vizualus, kas tvirtina, kas planuoja (schedule). Kiekvienas asmuo turėtų galėti atlikti savo darbą ir nieko daugiau. Greičiausias būdas tai patikrinti – paprašyti kolegos su Translator/Copywriter role pabandyti suplanuoti postą ir stebėti, kas nutiks. Kontentino siūlo šešias roles (Admin, Manager, Client, Designer, Translator/Copywriter ir Media Agency), ir tik Admins bei Managers gali kurti bei planuoti postus, tad šis bandymas turėtų baigtis mandagiu atsisakymu – mūsų rolių ir leidimų gidas pateikia išsamų aprašymą.
3 testas – kliento onboarding kaina. Pakvieskite tikrąjį kliento approver ir išmatuokite, kiek laiko užtruks nuo pakvietimo iki pirmojo sėkmingo prisijungimo. Užsirašykite jų atsiliepimus apie patirtį, nes jų kantrybė yra išteklius, kuriuo vėliau remsis visas workflow. Jie turėtų prisijungti be sudėtingos registracijos ir matyti tik tai, kas jiems aktualu. Kontentino platformoje klientai prisijungia gavę kvietimą su Client role, praleidžia pilną registraciją ir mato tik klientui svarbius statusus. Sąžiningai suskaičiuokite vietas: kiekvienas vertintojas įskaičiuojamas į plano vartotojų paketą, tad pasižymėkite, kiek vietų sunaudoja jūsų tipinė kliento konfigūracija. Client rolės įtrauktos į Standard planą (109 €/mėn. atsiskaitant kasmet, 10+ vartotojų ir 40 profilių pakete).
3–7 dienos: turinio ciklas
4 testas – nuo brief iki juodraščio (draft). Sukurkite vienos įprastos savaitės turinį šiam klientui tik įrankio viduje, nenaudodami jokių papildomų dokumentų. Pasižymėkite kiekvieną kartą, kai kas nors turėjo išeiti iš įrankio, kad užbaigtų postą, ir kodėl. Draftai, vizualai ir pastabos turėtų būti prie pačių įrašų. Kontentino platformoje užduotys pateikiamos tiesiai prie postų su atsakingu asmeniu, instrukcijomis ir skubos žyma, o idėjų skiltis be datų saugo draftus, kurie dar nėra paruošti kalendoriui.
5 testas – vidinė peržiūra prieš rodant klientui. Nukreipkite savaitės turinį vidiniam patvirtinimui ir stebėkite, ką mato vertintojas: jie turėtų matyti kiekvieną postą taip, kaip jis atrodys realiai, jį patvirtinti arba grąžinti su komentarais. Nieko nepatvirtinto neturėtų pasiekti kliento. Padarykite vieno posto redagavimo proceso screenshot kartu su statusų istorija, nes tai įrodo, kad workflow yra realus, o ne tik susitarimas, kurį komanda turi atsiminti. Kontentino vidiniai patvirtinimai prieinami Starter plane (49 €/mėn. atsiskaitant kasmet), o live preview atvaizduoja kiekvieną postą pagal platformą, desktop ir mobile versijas.
6 testas – kliento patvirtinimas. Nusiųskite peržiūrėtą turinį kliento approver ir išmatuokite ciklą: kiek laiko praėjo nuo „išsiųsta patvirtinimui“ iki „patvirtinta“ ir per kiek kanalų gautas grįžtamasis ryšys (priimtinas atsakymas yra tik vienas). Klientas turėtų patvirtinti arba prašyti pakeitimų vienoje vietoje, o jų komentarai – būti atskirti nuo jūsų vidinio susirašinėjimo. Turi būti išsaugotas logas, kas, ką ir kada patvirtino. Kontentino platformoje klientų patvirtinimai veikia nuo Standard plano, vidiniai ir klientų komentarai yra atskirti, o Activity log fiksuoja kiekvieną pakeitimą. Kai suinteresuotas asmuo už įrankio ribų nori peržiūrėti turinį, preview nuoroda parodo postą tiksliai tokį, koks jis bus gyvai (tik peržiūrai). O norint sukurti pačią grandinę, kas ir kokia tvarka peržiūri, approval workflow gidas padės labiau.
Patarimas: stipriausias įrodymas visame bandyme yra jūsų išsiųstų laiškų aplankas. Suskaičiuokite su patvirtinimu susijusius laiškus šiam klientui per bandomąsias dvi savaites ir palyginkite su dviem savaitėmis prieš tai.
8–12 dienos: mastas ir kasdienybė
7 testas – masinės operacijos (bulk operations). Nukopijuokite vieną postą į skirtingus tinklus su pritaikymais kiekvienam jų, tada nusiųskite kelis postus patvirtinimui vienu metu ir fiksuokite laiką. Kiekviena operacija turėtų trukti sekundes, o approver turėtų gauti vieną apibendrintą pranešimą, o ne vienuolika atskirų pranešimų srautą. Kontentino „Time Savers“ apima tiek masinį priskyrimą, tiek masinį siuntimą patvirtinimui.
8 testas – publikavimo patikimumas. Leiskite patvirtintam turiniui automatiškai pasirodyti tinkluose, tada palyginkite kiekvieną paskelbtą postą su jo preview: ar tinkamas apkarpymas, ar teisinga pirma skaidrė, nuoroda ir t. t. Kontentino pažymi nepavykusį postą ir atsiunčia el. laišką su priežastimi, tad apie problemą sužinosite anksčiau nei klientas.
9 testas – ataskaitų diena. Paruoškite ataskaitą, kurią tikrai siunčiate šiam klientui kas mėnesį, matuodami laiką nuo „atidaryti analytics“ iki „ataskaita išsiųsta“. Atkreipkite dėmesį į kliento reakciją – jei ataskaitą reikia perrašyti Excel lentelėje, įrankis neišlaikė šio testo. Kontentino analytics ir reporting yra papildinys nuo 54 €/mėn. (atsiskaitant kasmet) Starter ir Standard planams ir įtrauktas į Pro planą.
13–14 dienos: pinigai ir pabaiga
10 testas – kainodara prie jūsų realaus masto. Pabaigoje įvertinkite įrankio kainą pagal jūsų dabartinį klientų sąrašą, tada – jei jų būtų 1,5 ir 2 kartus daugiau. Jei negalite nuspėti sąskaitos be skambučio pardavimų vadybininkui, tai jau yra išvada pati savaime. Mūsų agentūros kaštų matematikos gidas rodo pilną metodą, o trumpa versija yra tokia: kainodara pagal vartotojų vietas ir prekės ženklus auga kartu su jumis, o paketų planai išlieka stabilūs, kol neviršijate jų limitų. Kontentino Standard plane kiekvienas vertintojas skaičiuojamas kaip vartotojas, įskaitant klientus. Kainų skaičiuoklė atlieka šią matematiką už jus.
Vertinimo lapas
Nusikopijuokite tai į savo užrašus pirmąją dieną ir pildykite eigoje 👇
| # | Testas | Veiksmas | Laukiamas rezultatas | Kas nutiko | Įrodymai | Išlaikyta? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Workspace atskyrimas | Nustatykite profilius, pakvieskite komandą | Nepriskirtas narys nemato nieko apie šį klientą | |||
| 2 | Rolės atitinka struktūrą | Priskirkite roles, bandykite planuoti kaip Copywriter | Copywriter negali planuoti posto | |||
| 3 | Kliento onboarding | Pakvieskite tikrąjį approver | Prisijungia per kelias minutes, mato tik aktualijas | |||
| 4 | Brief iki draft | Sukurkite savaitės turinį įrankyje | Nereikia jokių papildomų dokumentų | |||
| 5 | Vidinė peržiūra | Atlikite vidinį patvirtinimą | Tikslus preview, pilna statusų istorija | |||
| 6 | Kliento patvirtinimas | Nusiųskite turinį klientui | Vienas kanalas, visi patvirtinimai fiksuojami | |||
| 7 | Masinės operacijos | Kopijuokite per tinklus, siųskite masiškai | Sekundės veiksmui, viena pranešimų santrauka | |||
| 8 | Publikavimo patikimumas | Leiskite turiniui publikuotis | Visi įrašai atrodo tiksliai kaip preview | |||
| 9 | Ataskaitų diena | Sukurkite realią ataskaitą klientui | Paruošta per minutes, nereikia Excel | |||
| 10 | Kaina prie jūsų masto | Įvertinkite kainą 1x, 1,5x ir 2x apimtims | Trys skaičiai be sales skambučio |
Tęsti ar sustoti taisyklė
Vertinkite paprastai:
☝🏻 1, 2, 5, 6 ir 8 testai yra struktūriniai – jei nors vienas nepavyko, stop, nes workspace nesandarumas ar nepatikimas publikavimas nepasitaisys savaime.
☝🏻 3, 4, 7 ir 9 testai yra efektyvumo – du nepavykę testai reiškia stop, vienas reiškia, kad reikia pasverti naudą.
☝🏻 10 testas yra veto: įrankis, kuris praeina viską, bet „nepraeinamas“ jūsų kainų skaičiuoklėje, bus tas, kurį vis tiek turėsite keisti po pusantrų metų.
„Tęsti“ reiškia tęsti apgalvotai: perkelkite dar du klientus, išlaikykite įrodymų rinkimo įprotį mėnesį, tada įsipareigokite metams. „Sustoti“ reiškia, kad praleidote keturiolika dienų, kad išvengtumėte metus truksiančios klaidos – protokolas bet kuriuo atveju atsipirko.
Išbandykite protokolą su Kontentino. Pradėkite 14 dienų trial su vienu realiu klientu – kredito kortelės nereikia. Arba pirmiausia užsisakykite demo ir mes padėsime sukonfigūruoti jūsų workflow.
DUK: social media įrankių vertinimas agentūroms
Kaip agentūra turėtų vertinti naują social media valdymo įrankį?
Atlikite struktūrizuotą bandymą su viena tikra kliento paskyra 14 dienų: nustatyti testai, apimantys workspace atskyrimą, roles, kliento patvirtinimą, masines operacijas, publikavimo patikimumą, ataskaitas ir kainą, su rašytiniais įrodymais ir iš anksto sutarta „tęsti ar sustoti“ taisykle. Demo rodo, ką įrankis gali, bet tik tikras darbas parodo, ką jis daro kasdien.
Kiek laiko turėtų trukti social media įrankio bandymas?
Dvi savaites. Tai apima du pilnus savaitinius turinio ciklus – planavimą, gamybą, vidinę peržiūrą, kliento patvirtinimą, publikavimą – plius vieną ataskaitos momentą. Trumpesni bandymai neparodo tikrosios trinties, kuri atsiranda pradinio susižavėjimo efektui išblėsus.
Ar turėtume testuoti įrankį su tikru klientu?
Taip, su vienu vidutinio sudėtingumo klientu, jam žinant. Testiniai duomenys negali sugeneruoti realaus vėlavimo patvirtinant, tikro feedback ar tikros ataskaitų dienos. Pasirinkite klientą su bent dviem tinklais ir tikru pasirašymo poreikiu. Greitesnės peržiūros ir mažiau el. laiškų yra lengvas argumentas klientui sutikti.
Teoriškai galite testuoti ir su savimi kaip klientu, bet nepamirškite, kad jūsų kaip agentūros poreikiai gali skirtis nuo tipinio kliento poreikių.
Kas turėtų būti social media įrankio bandymų sąraše?
Dešimt testų: workspace atskyrimas, rolių susiejimas, kliento onboarding kaina, workflow nuo brief iki draft, vidinė peržiūra, kliento patvirtinimas, masinės operacijos, publikavimo patikimumas, ataskaitų rengimas ir kainodara prie 1x, 1,5x ir 2x masto. Kiekvienam reikia veiksmo, laukiamo rezultato ir užfiksuotų įrodymų.
Kokie ženklai rodo, kad agentūra turėtų nutraukti įrankio vertinimą?
Struktūrinės klaidos: turinys ar resursai matomi tarp skirtingų klientų, rolės neatitinka jūsų struktūros, įrašai publikuojami ne taip, kaip atrodė peržiūroje, arba kliento patvirtinimui vis dar reikia el. pašto. Tai nėra dalykai, kurie pasitaiso pripratus. Efektyvumo trintis yra derybų klausimas, struktūra – ne.
Kiek agentūrai kainuoja pakeisti social media įrankį?
Dažniausiai mažiau, nei likti prie netinkamo. Socialiniai profiliai nėra pririšti prie platformos – persijungimas užtrunka minutes, o kalendoriai atstatomi greičiau nei vyksta kliento onboarding. Agentūros, atlikusios pokytį, pavyzdžiui, The Loop Marketing, sutrumpino kliento aptarnavimo laiką daugiau nei perpus. Tikrosios išlaidos yra bandomosios dvi savaitės ir įpročių keitimas. Tikroji rizika – pasirašyta metinė sutartis be bandymo, kurios išvengti ir padeda šis protokolas.
Išbandykite tai su tikru klientu
Vienas klientas, keturiolika dienų, dešimt testų, vienas pagrįstas sprendimas. Daugiau nei 4000 prekės ženklų ir agentūrų naudoja Kontentino, kuris Capterra vertinamas 4,7, o G2 – 4,6 balo. Pradėkite bandymą be kredito kortelės arba užsisakykite demo ir mes padėsime jums įgyvendinti šį protokolą.
